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Assembleias Gerais - procedimentos, como fazer

O presidente da Assembleia Geral deve fazer cumprir a legalidade (Código Civil, Lei das Associações, etc.) pulverizada em diversos diplomas, mas acima de tudo deve garantir o cumprimento dos estatutos da associação. Os estatutos, na matéria das competências e funcionamento das assembleias gerais, podem variar de associação em associação. Podemos aconselhar a consulta de guias de assembleias gerais (normalmente disponíveis nas bibliotecas). Por exemplo, o Guia das Assembleias Gerais de M. Roque Laia ou o Guia Prático das Assembleias Gerais de Iva Carla Vieira e Angelina Barbosa Leão.
Sucintamente poderá encontrar informação como a que se transcreve a seguir.

ASSEMBLEIA
A Assembleia é uma reunião de membros, visando discutir e deliberar sobre determinado assunto; nas Reuniões de Assembleia a vontade da maioria é que prevalece, adotando-se assim o princípio democrático.

MAIORIA
Quando determinado assunto reúne maior número de vontades, estando mais próximo da totalidade.

MINORIA
Parte vencida e que reúne menor número de vontades individuais, devendo no entanto ser parte ouvida, manifestando também a sua opinião.
Após determinado assunto ser colocado a votação e após realização desta, esse assunto transforma-se em “deliberação” ou “resolução”.

ÓRGÃOS DA ASSEMBLEIA
A Mesa é composta pelo presidente e por dois secretários, designados estes por primeiro e segundo secretário. Poderá também existir um vice-presidente da Mesa da Assembleia Geral e vice-secretários.

PRESIDENTE DA MESA DA ASSEMBLEIA
Compete-lhe a convocação das Assembleias. Dirige e orienta os trabalhos, sendo o responsável legal pela atuação social. É o órgão executivo (da mesa).

SECRETÁRIO DA MESA DA ASSEMBLEIA
O secretário é o órgão administrativo. Cabe-lhe tomar apontamentos para realizar a ata; ler à Assembleia os documentos remetidos à mesa durante a sessão; proceder à contagem das votações.

ATA
A Ata é o relatório oficial do que se passou e decidiu na reunião da assembleia.
Deve ser elaborada pelo 1.º secretário, num livro próprio para o efeito, com páginas numeradas e rubricadas pelo presidente, ou em computador. (Modelos de ata em anexo)

INÍCIO DOS TRABALHOS
O presidente dá início e abre a sessão de trabalhos, procedendo-se de seguida à leitura do projeto de ata da reunião anterior, posto à discussão, possíveis alterações e aprovação do projeto de ata.

ORDEM DOS TRABALHOS
É o conjunto dos assuntos que constituem o objeto dos trabalhos da assembleia.
Ao entrar no período da ordem de trabalhos, o presidente deve começar por fazer a leitura do aviso de convocatória, ou então um dos secretários.

MEIOS DE DISCUSSÃO
Para uso da palavra, qualquer membro da assembleia deve, previamente, inscrever-se junto do secretário da mesa da assembleia, aguardando que o presidente lhe conceda a palavra.

MOÇÃO
É o documento, ou meio de trabalho, que se destina a estabelecer princípios, conceitos, de orientação e doutrina, visando fundamentalmente o impedimento da discussão, quer pela inutilização ou afastamento dela. Pode também afastar questões prejudiciais que possam impedir a discussão.

PROPOSTA
A Proposta destina-se propor, criar situações de facto, aperfeiçoá-las e modificá-las. A votação é sempre feita na generalidade e também na especialidade.
A votação na generalidade consiste na conveniência e oportunidade do assunto, complexidade das suas disposições, tendências, e a forma defeituosa ou incompreensível como está redigido.
A votação na especificidade consiste na apreciação de todas as disposições do documento, uma a uma, dos diferentes aspetos, quer doutrinários, quer práticos, quer de redação, quer ainda de possíveis resultados delas derivados.

REQUERIMENTO
O Requerimento é um meio de trabalho, geralmente destinado a intervenções ligeiras, verbais ou escritas, podendo contudo ser objeto de uma inscrição especial. O requerimento não pode ser fundamentado nem motivado, devendo ser objetivo e direto ao pretendido, e votado sem discussão.

VOTAÇÃO
A Votação é a forma de manifestar a opinião pessoal ou coletiva, através de um voto; Os componentes da mesa também votam. Nas eleições secretas, fazem-no em primeiro lugar, enquanto que, nas eleições públicas, fazem-no em último lugar, precisamente para não influenciarem os restantes votantes. Apurado o número de votos a favor e contra, o presidente anuncia-os proclamando os resultados.

CONCLUSÃO E ENCERAMENTO DA SESSÃO
Após a votação dos assuntos que foram objeto da ordem de trabalhos, nada mais há a tratar, tendo-se esgotado a atividade da assembleia. Surgem então duas hipóteses: ou se faz a ata de momento, por pode ser também uma minuta de deliberações, ou esta é feita posteriormente.

Outros pontos importantes estão no Código Civil:

Convocação da Assembleia Geral

A convocatória deve ser feita nos termos dos estatutos da associação de pais, cuja legislação aplicável é o Código Civil, o qual diz no seu artigo 173.º (Convocação da assembleia):
1. A assembleia-geral deve ser convocada pela administração nas circunstâncias fixadas pelos estatutos e, em qualquer caso, uma vez em cada ano para aprovação do balanço.
2. A assembleia será ainda convocada sempre que a convocação seja requerida, com um fim legítimo, por um conjunto de associados não inferior à quinta parte da sua totalidade, se outro numero não for estabelecido nos estatutos.
3. Se a administração não convocar a assembleia nos casos em que deve fazê-lo, a qualquer associado é lícito efetuar a sua convocação.

Quanto aos prazos, poderá consultar o artigo seguinte, 174.º (Forma de convocação):
1. A assembleia-geral é convocada por meio de aviso postal, expedido para cada um dos associados com a antecedência mínima de oito dias (ou o que os estatutos determinarem).

Forma de Convocação da Assembleia Geral

O artigo 174.º (Forma de convocação) determina:
1- A assembleia-geral é convocada por meio de aviso postal, expedido para cada um dos associados com a antecedência mínima de oito dias; no aviso indicar-se-á o dia, hora e local da reunião e a respetiva ordem do dia.
2- São anuláveis as deliberações tomadas sobre matéria estranha à ordem do dia, salvo se todos os associados comparecerem à reunião e todos concordarem com o aditamento.
3- A comparência de todos os associados sanciona quaisquer irregularidades da convocação, desde que nenhum deles se oponha à realização da assembleia.


Ausência de Convocação da Assembleia Geral

O artigo 173º (Convocação da assembleia) ponto 3, determina:
3. Se a administração não convocar a assembleia nos casos em que deve fazê-lo, a qualquer associado é lícito efetuar a sua convocação.

Verificam-se casos de que por não funcionamento da associação de pais e ausência de convocatória para a Assembleia-geral e dada a especificidade das associações de pais cujos sócios são “temporários” torna-se difícil definir a qualidade de associado com legitimidade para convocar a assembleia. É nosso entendimento que na dificuldade de encontrar um associado inscrito pela última direção, um grupo limitado de pais tem toda a legitimidade de constituir uma “comissão administrativa” para regularização da situação, tanto mais que qualquer pai tem o direito de ser sócio se essa for a sua vontade manifesta. Neste caso, é pela ausência dos corpos dirigentes que os pais não são sócios da associação.

Atas da Assembleia
As atas devem ser lidas, aprovadas e assinadas pelo presidente da Assembleia-geral e pelo secretário. Geralmente, as associações fazem circular uma lista onde assinam os associados presentes, como “Folha de presença”. A ata pode ser lida e aprovada na própria reunião ou em forma de minuta. A assembleia também pode deliberar um voto de confiança para a elaboração e aprovação da mesma. Qualquer associado pode ter acesso às atas e qualquer reclamação pode ser dirigida ao presidente da mesa. Qualquer irregularidade ou queixa pode ser comunicada ao Ministério Público. As atas são a prova de vida da associação e dos seus associados assim como o seu testemunho.

Competências da Assembleia Geral
Diz o artigo 172.º (Competência da assembleia geral):
1. Competem à assembleia-geral todas as deliberações não compreendidas nas atribuições legais ou estatutárias de outros órgãos da pessoa coletiva.
2. São, necessariamente, da competência da assembleia-geral a destituição dos titulares dos órgãos da associação, aprovação do balanço, a alteração dos estatutos, a extinção da associação e a autorização para esta demandar os administradores por factos praticados no exercício do cargo.

MODELOS DE ATAS:

• Minutas de Atas